Máy tính

Tạo mục lục tự động trong word 2016 và cách cập nhật mục lục

Để văn bản trong word được trình bày khoa học, rút ngắn thời gian tìm kiếm và tra cứu đề mục, chắc chắn bạn sẽ rất cần đến việc thiết kế mục lục văn bản. Để thực hiện nhanh chóng, bạn hãy tham khảo cách tạo mục lục tự động trong word 2016 ngay sau đây.

1. Xác định các cấp độ để làm mục lục tự động trong word 2016

Cần xác định trong văn bản của bạn, các mục lục cần chia nhiều hay ít từ mục lớn đến các mục nhỏ. Ví dụ đơn giản được hiểu là:

Chương 1 – tương đương Level 1

Phần I – tương đương Level 2

Phần 1 – tương đương Level 3

Phần 1.1 – tương đương Level 4

2. Tiến hành tùy chỉnh cấp độ tương ứng cho từng mục

Cách 1: Sử dụng các mức Heading có sẵn trong mục Home

Bạn bôi đen phần mục cần tùy chỉnh, sau đó lựa chọn các mức Heading có sẵn trong mục Home. Làm lần lượt từ các mục lớn cho đến hết các mục nhỏ.

Heading 1 được hiểu là mục lục lớn nhất, tiếp đó đến Heading 2, Heading 3, Heading 4 …

tạo mục lục tự động trong word 2016

Hướng dẫn tạo mục lục tự động trong word 2016

Bạn cũng có thể định dạng cho mỗi đề mục Heading này bằng cách kích chuột phải vào biểu tượng Heading đó, sau đó chọn Modify… Tại cửa sổ này, bạn lựa chọn font chữ, cỡ chữ, in đậm, màu sắc … theo nguyện vọng của mình.

Cách 2: Sử dụng các mức độ Level cho các đề mục

Theo cách này, bạn cũng sẽ lựa chọn các đề mục tương đương với từng Level 1, Level 2, Level 3, …Thực hiện theo hướng dẫn như sau

Bôi đen phần đề mục cần phân cấp độ, ấn mở Tab References, ấn chọn Add Text trong nhóm Table of Contents. Bạn lần lượt bôi đen và lựa chọn các cấp độ tương ứng.

Level 1 là cấp độ cao nhất, tiếp đó đến Level 2, Level 3 …

cách tạo mục lục tự động trong word 2016

Cách tạo mục lục tự động trong word 2016

NOTE: Thông thường trong phần Add Text chỉ mặc định Level 1, Level 2, Level 3. Trong trường hợp các đề mục của bạn nhiều hơn Level 3, có thể là đến Level 4, Level 5. Bạn có thể thực hiện tăng số Level như sau.

Vào Table of Contents => Custom Table of Contents => thay đổi giá trị trong ô Show levels => OK. Ví dụ trong trường hợp này, bạn lựa chọn Level 4.

làm mục lục tự động trong word 2016

Hướng dẫn làm mục lục tự động trong word 2016

3. Tiến hành tạo mục lục tự động

Sau khi đã xác định cấp độ và phân cấp độ cho từng mục lục. Bạn đặt con trỏ chuột tại trang mới để tiến hành thể hiện mục lục. Có thể đặt đầu văn bản hoặc cuối văn bản đều được.

Trong Tab References, có xuất hiện các hình thức hiển thị mục tự động. Bạn có thể lựa chọn ngay hoặc thay đổi cách hiển thị mục lục theo ý muốn bằng cách sau:

Vào Table of Contents => Custom Table of Contents. Tại đây có các mục:

  • Show page numbers: Hiển thị số trang ứng với tên đề mục.
  • Right align page numbers: Hiển thị số trang nằm ở sát lề bên phải (nếu bỏ chọn, số trang sẽ nằm ở ngay liền sau tên đề mục).
  • Tab leader: Hình thức dóng hàng, đối chiếu giữa tên đề mục và số trang (dùng chuỗi các dấu chấm, dấu gạch ngang, hoặc bỏ trắng).

tạo mục lục tự động trong word 2016

Tạo mục lục tự động trong word 2016

Sau khi lựa chọn xong các tiêu chí phù hợp, bạn chọn OK để hiển thị mục lục. Kết quả thu được như sau:

tạo mục lục tự động trong word 2016

Kết quả thu được khi tạo mục lục tự động trong word 2016

4. Hướng dẫn cập nhật mục lục tự động trong Word 2016

Để tự động cập nhật mục lục khi có sự thay đổi về tên đề mục hay số trang… bạn có các cách thực hiện như sau:

Cách 1: Kích chuột vào mục lục, chọn Update Field

Cách 2: Kích chuột vào mục lục, ở viền trên của khung bao quanh mục lục kích vào Update Table

Cách 3: Trong tab References, bạn ấn chọn Update Table trong nhóm nhóm Table of Contents

tạo mục lục tự động trong word 2016

Hướng dẫn cập nhật mục lục tự động trong Word 2016

Bạn sẽ có 2 lựa chọn:

  • Update page numbers only (chỉ cập nhật số trang)
  • Update entire table (cập nhật toàn bộ mục lục)

Lựa chọn phù hợp với mục đích sau đó chọn OK để hoàn thành.

Như vậy bài viết đã hướng dẫn bạn cách tạo mục lục tự động trong word 2016 và cách cập nhật mục lục tự động trong Word 2016. Chúc các bạn thực hiện thành công.