Tìm hiểu phần mềm Access là gì? Công dụng, chức năng?

Phần mềm Access được ứng dụng nhiều trong công việc. Nếu chưa biết phần mềm Access là gì? Và cách sử dụng Access như thế nào? Tại sao bạn lại cần công cụ này? Hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Định nghĩa phần mềm Access là gì?

Phần mềm Access là gì? Phần mềm Access chính là từ viết tắt của Microsoft Office Access (MS Access). Thực chất đây chính là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu do hãng Microsoft nắm giữ bản quyền. Phần mềm Access này nằm trong bộ Microsoft Office được ứng dụng nhiều trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.

Tìm hiểu thêm: Khoảng cách các chữ trong word

Phần mềm Access giúp người dùng làm được những phần mềm quản lý từ đơn giản đến nâng cao. Hiện nay Access trở thành công cụ hữu ích giúp cho các nhân viên văn phòng, các kế toán có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý cơ sở dữ liệu. Ngoài ra Access còn cung cấp các công cụ có thể lập trình xử lý giao diện, tạo các báo cáo và các mã lệnh.

Nhìn chung, phần mềm Access rất dễ sử dụng, từ những bạn chưa có kiến thức về lập trình. Nếu các bạn muốn tìm hiểu sâu hơn để tối ưu được những tính năng bên trong đó thì Access cũng cung cấp những công cụ để tùy chỉnh theo ý người sử dụng.

Chức năng chính của Access

Với phần mềm Access, bạn hoàn toàn có thể phát triển được một hệ thống quản trị thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất nhanh chóng, thậm chí Access còn có thể giúp cho việc quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin các đầu mối khách hàng, các cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, quản lý đơn hàng, thông tin đặt hàng và thông tin sản phẩm.

Xem thêm: Phần mềm tải video cho Android

Ngoài ra phần mềm Access còn cho chúng ta khả năng phát triển giao diện người dùng ở mức đơn giản để chúng ta có thể tiến hành nhập dữ liệu và lưu vào các bảng. 

Một số chức năng chính của Access là: 

• Chức năng thiết kế bảng.
• Chức năng lưu trữ.
• Chức năng cập nhật thông tin.
• Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.
• Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Access

Bước 1: Tạo cơ sở dữ liệu mới

• Nháy chuột vào tab tập tin (File) rồi chọn “New”. Cơ sở dữ liệu chứa đựng toàn bộ dữ liệu ở nhiều dạng thức khác nhau. Bạn có thể chọn mục mở một cở sở dữ liệu trống, cơ sở dữ liệu web trống, hoặc chọn một trong các mẫu có sẵn.
• Đặt tên cơ sở dữ liệu: Sau khi hoàn thành việc chọn kiểu, đặt tên tương ứng với nội dung của cơ sở dữ liệu đó. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với nhiều cơ sở dữ liệu cùng lúc. Gõ tên tập tin vào hộp thoại “File Name”. Chọn “Create’ để tạo một tập tin cơ sở dữ liệu mới.

Bước 2: Nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu:

• Xác định cấu trúc phù hợp nhất với dữ liệu. Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống, bạn sẽ muốn sắp xếp nó theo cách hợp lý nhất và thêm các cấu trúc thích hợp. Sau đây là một vài cách định dạng và tương tác với dữ liệu trên Access: bảng, biểu mẫu , báo cáo, truy vấn
• Tạo bảng đầu tiên: Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống, nó sẽ tự động tạo một bảng trống. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào bảng theo cách thủ công hoặc sao chép và dán nội dung từ nguồn khác. Mỗi phần của dữ liệu nên được viết vào các cột (trường) riêng biệt, còn mỗi hồ sơ là một hàng riêng biệt. Nhấp đúp chuột vào phần tiêu đề của cột để đổi tên.
• Nhập dữ liệu từ nguồn khác: Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một tập tin hay một vị trí cụ thể, bạn có thể thiết lập cho Access nhận các thông tin đó và tự nhập vào cơ sở dữ liệu.
• Nhấp chọn tab Dữ liệu ngoài (External Data).
• Chọn kiểu tập tin bạn muốn nhập. Trong mục “Nhập và Liên kết” (Import and Link), bạn sẽ thấy một vài kiểu tập tin. ODBC là viết tắt của “Kết nối Cơ sở dữ liệu Mở”.
• Chuyển hướng tới vị trí chứa dữ liệu. Nếu nó thuộc một trang web, bạn cần cung cấp địa chỉ trang web đó.
• Ở cửa sổ tiếp theo, chọn “Xác định cách và vị trí lưu trữ dữ liệu trên cơ sở dữ liệu hiện tại” (Specify how and where you want to store the data in the current database). Chọn “OK”. Làm theo các bước trên màn hình để nhập dữ liệu.

Như vậy, bài viết trên đây đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc phần mềm Access là gì cũng như những nội dung liên quan. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp đã giúp bạn trong quá trình tìm hiểu của bản thân. Chúc các bạn thành công!